WRITING

for curious minds

Gennaio è arrivato e tutti sappiamo che stiamo parlando del mese per eccellenza: quello dedicato ai buoni propositi e all’organizzazione dei propri impegni e del proprio tempo. Per quel che ho potuto notare, ho capito che le persone si dividono in due categorie: chi programma ogni singola cosa nei minimi dettagli, con una precisione quasi maniacale che se non conta anche i secondi apriti cielo (eccomi!), e chi, amante del brivido dato dall’ignoto, vive alla giornata facendo dell’improvvisazione il proprio stile di vita. 

Penso che nessuno dei due atteggiamenti sia assolutamente giusto o assolutamente sbagliato, perché alla fine ognuno di noi è diverso e rende al massimo della sua produttività in modi diversi, ed è giusto che sia così. 

Se tu fai parte di quella categoria di persone che in agenda non si segnano neanche l’appuntamento dal dentista e comunque riescono a ricordare tutto, va benissimo. Anzi, forse in questo caso non avrai mai neanche pensato alla possibilità di affidare a un’agenda la pianificazione dei tuoi impegni. 

Se invece non lo fai, ma poi ti scordi appuntamenti e scadenze, oppure ogni mattina devi perdere almeno un’ora per ricordarti cosa devi o non devi fare, o ancora ti segni gli impegni da svolgere ma hai ugualmente difficoltà nel portarli a termine allora forse, e dico forse, questo articolo ti può aiutare! 

Io sono un’agenda-dipendente, mi piace e mi dà pace scrivere tutto quello che devo fare e annoto davvero qualsiasi cosa, a volte anche cosa cucinare per cena o quando lavare i capelli. Ragazze, so che voi mi potete capire…

Prima di parlare di quanto sia utile, secondo il mio punto di vista, avere un’agenda e di come ottimizzarla al massimo, facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire perché sia così importante organizzarsi e non lasciare le cose al caso per tutti gli sbadati che, come me, senza agenda non ricordano mezzo impegno neanche per miracolo.

Saper gestire bene il proprio tempo fa davvero la differenza?

Beh, la prima risposta che mi viene da dare è in realtà un’altra domanda: se tutti noi abbiamo a disposizione nell’arco della giornata lo stesso identico tempo, le classiche 24 ore che non bastano mai, perché alcune persone riescono a completare decine di impegni e altre a malapena uno? 

“Avranno dei superpoteri!”, qualcuno forse starà pensando. E invece no, sono semplicemente organizzate ed efficienti, perché riescono a fare un uso diverso della stessa quantità di tempo che tutti hanno a disposizione! 

E no, non è una dote particolare con la quale o si nasce o ci si deve arrendere a una vita di scadenze non rispettate e impegni dimenticati, è una qualità che si può apprendere e far diventare un’abitudine. 

Essere organizzati ci aiuta a essere più produttivi, perché non dobbiamo sprecare tempo a chiederci cosa dobbiamo fare e in che ordine dobbiamo farlo. Se ci siamo organizzati per tempo, dall’esatto momento in cui apriremo gli occhi la mattina sapremo già tutte queste cose. 

Va da sé che il tempo che avremmo perso a ragionarci su, diventerà tempo che potremo usare per produrre (“produttivo”, ricordi no?) durante la giornata, senza essere coinvolti da varie distrazioni. Oltre a questo importantissimo vantaggio, essere organizzati ci consente anche di creare una lista delle priorità, tra i nostri vari impegni, assegnando ad ognuna delle cose che dobbiamo fare il suo posto. 

Ma quali impegni rientrano nella categoria delle priorità? 

Il discorso è molto soggettivo, sicuramente le scadenze di lavoro o pagare le bollette, giusto per fare un paio di esempi, sono per tutti delle priorità, ma per quanto mi riguarda anche tutte quelle cose che considero più “noiose” e che faccio meno volentieri, o che sono più complicate e richiedono più impegno e concentrazione, preferisco identificarle come priorità e metterle nella prima parte della giornata. 

Al mattino, con la mente fresca (si spera), le faccio meglio e in meno tempo, così mi evito di passare buona parte della giornata a fare quello che mi piace di più, avendo però sempre il pensiero di quella cosa noiosa che è ancora lì ad aspettarmi. Come si dice? “Tolto il dente, tolto il dolore”, prima lo facciamo e prima smetteremo di pensarci! 

A prescindere dalla quantità di compiti da portare a termine, però, è sempre meglio calcolare anche eventuali imprevisti e quindi assicurarsi uno “spazio vuoto” almeno un paio di volte a settimana: in questo modo se qualcosa non dovesse filare liscio avremo sempre possibilità di recuperare senza che l’impegno slittato si sovrapponga agli altri della lista. 

Hai mai sentito parlare della tecnica del pomodoro?

Merita un accenno secondo me, perché nonostante le tantissime “tecniche” esistenti per essere produttivi, questa è davvero semplice e alla portata di tutti. È stata inventata da un imprenditore e sviluppatore italiano, Francesco Cirillo, quando all’università perdeva spesso la concentrazione e non riusciva mai a portare a termine i suoi impegni. Così, ha pensato bene di prendere un timer da cucina, a forma di pomodoro, impostarlo su 25 minuti e imporsi di restare concentrato per quel lasso di tempo, scaduto il quale poteva concedersi una pausa di 5 minuti e così via. 

Io, come sempre, sono dell’idea che non esistano metodi universali che vanno bene per tutti, per questo motivo, più che sulla questione del timer o dei 25 minuti in sé, vorrei concentrarmi sul senso di questo modo di agire: stabilire un arco temporale che va bene per noi, che riusciamo a “sopportare” e a gestire, e dedicare quell’intero arco temporale a ciò che dobbiamo fare. 

Il premio per il nostro impegno sarà una pausa, anche qui da adattare alle nostre esigenze, per staccare la mente e svagarci. Poi riprendiamo dall’inizio fino a quando non abbiamo ultimato tutti i nostri impegni. Ci vuole davvero poco e, in fin dei conti, l’unica cosa richiesta è non mischiare svago e lavoro, ma attribuire ad ognuno di loro un momento ben preciso. 

Io ho sempre agito in questo modo, adattandolo però alle mie esigenze. Quando preparavo gli esami all’università scaglionavo il tempo di produttività in 50 minuti, perché per me era l’arco di tempo ideale, né troppo breve come sarebbero stati i 25 minuti, né troppo lungo, come sarebbe stata magari un’ora intera. Dopodiché mi prendevo 10 minuti, che a volte diventavano 15 in base alla stanchezza, alla concentrazione ecc., e ricominciavo. E ancora oggi, agisco in questo modo.

Ma una volta che ho messo in pratica tutto questo, come faccio a organizzarmi concretamente?

Qui arriva il bello! Il modo migliore per essere certi di portare a termine tutti gli impegni è quello di annotarseli. L’agenda ci aiuta ad avere traccia di tutte le cose da fare, in un unico posto e con un unico sguardo.

C’è chi la preferisce giornaliera e chi settimanale, chi la preferisce ampia con possibilità di annotare di tutto e di più e chi la preferisce “essenziale” per annotare solo ed esclusivamente parole chiave. L’importante è sceglierla in modo che si adatti davvero alle nostre esigenze: supponiamo che per lavoro io debba spostarmi spesso da un posto all’altro, magari ho visto un’agenda bellissima ma pesante e ingombrante e portarmela nella borsa tutto il giorno non sarà certo semplice. Se ho bisogno comunque di tanto spazio posso optare per una giornaliera tascabile, viceversa se lavoro a casa o in ufficio posso anche prendere un’agenda più grande.

Se non sai da dove partire e quale può fare al caso tuo, il consiglio è di puntare sulla giornaliera: sarai sicuro di avere tutto lo spazio che ti serve e, nel caso in cui ti rendessi conto che per te è troppo grande, saprai che in futuro una settimanale andrà benissimo. Ma se è la prima volta che decidi di usarla, prendere subito la settimanale può non essere una buona idea: cosa fare se ti accorgi che in realtà avevi bisogno di molto più spazio? O la riempi di post-it e bigliettini, o ne compri un’altra, o ti convinci che l’agenda non fa per te. Nessuna di queste opzioni è poi così conveniente.

In ogni caso ci sono una serie di consigli utili per usarla al meglio:

  • Pianifica regolarmente: il senso è “più la usi e più la userai”, non solo perché con il tempo troverai la tecnica giusta per te per annotare i tuoi impegni e ti sarà più semplice e veloce farlo, ma anche perché diventerà un’abitudine che, coltivata giorno dopo giorno, ti guiderà in modo automatico. Quel “regolarmente” è molto soggettivo: puoi pianificare le cose mese per mese (nel caso in cui tu abbia impegni fissi a scadenza periodica che conosci già in anticipo) e durante la settimana aggiungere solo gli “imprevisti”; puoi pianificare settimana per settimana e quindi ritagliarti, ad esempio, un’oretta la domenica mattina per organizzare tutta la settimana a seguire. In ogni caso, ogni giorno prenditi 5 minuti la sera per controllare tutti gli impegni del giorno seguente, a me personalmente aiuta molto per evitare di pensare e ripensare a tutte le cose che ho da fare. L’importante, comunque, è consultarla regolarmente.
  • Scrivi tutto e subito: l’agenda serve proprio a questo, ad annotare ogni cosa che non dobbiamo dimenticare. Se ti viene in mente qualcosa e pensi “ah sì, tra un momento me lo scrivo” è facile che quando arriverà “quel momento” tu te lo sia già dimenticato! Tenere sempre l’agenda con sé, con una matita a portata di mano, renderà questa operazione più fattibile!
  • Ricordati che hai anche del tempo libero: organizzarsi non vuol dire riempire ogni spazio possibile e immaginabile con qualcosa da fare. Non sei tu che ti devi adattare all’agenda, ma il contrario: hai fatto un buon lavoro di organizzazione se hai inserito gli impegni veri e propri e, nel tempo che ti rimane, anche le attività di svago e piacere (parrucchiere, caffè al bar, serata cinema, ecc.). Può sembrare una sciocchezza perché magari penserai “posso dimenticarmi una scadenza di lavoro ma figurati se mi dimentico di andare al ristorante a mangiare la pizza!”, d’accordissimo con te, ma il nostro cervello è magico: vedere nero su bianco non solo il “dovere” ma anche il “piacere” aiuta ad affrontare gli impegni con uno spirito diverso. Se l’agenda è abbastanza grande e te lo consente, immagina di dividere la pagina in due parti: la prima metà la dedichi agli impegni di studio o lavoro, la seconda metà alle cose piacevoli, così avrai tutto ordinato in un unico posto e non farai confusione.
  • Usala per segnare anche le scadenze: bollette, cose da pagare, spese da affrontare, sono più facili da ricordare se annotate. E, se tanto ogni giorno butti un occhio all’agenda, sarai sicuro di non dimenticare nessun pagamento!
  • Sfrutta anche la sezione mensile: molto spesso all’inizio di ogni mese c’è un planner con piccole caselle quadrate che riassume tutto il mese a venire. Ci si potrebbe chiedere come usarlo visto che tanto segniamo i nostri impegni già nelle pagine giornaliere. Le opzioni sono tante e il mio consiglio è di sfruttarlo per annotare quegli “appuntamenti” fissi che non cambiano mai. Però, ancora una volta, ognuno ha le proprie esigenze e tu devi scegliere ciò che è più comodo per te: puoi decidere di riservare quel panner mensile solo per i compleanni, solo per le cose da pagare, solo per gli allenamenti se ti alleni regolarmente, ecc.

Mi piacerebbe sapere da te se sei abituato a usare l’agenda oppure no, se hai altri consigli da offrire non esitare a farlo. Ti aspetto nei commenti!

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