WRITING

for curious minds

A chi è capitato di dover scrivere un testo, di qualsiasi genere, senza avere la minima idea di come iniziare? Che si tratti di un racconto, di una e-mail di lavoro, di un post su Facebook o di una lettera scritta ad un amico, spesso il problema è sempre lo stesso: da che parte comincio? 

Nelle prossime righe scopriremo insieme come rendere più semplice e scorrevole la scrittura, come migliorare la qualità del nostro testo e come renderlo comprensibile a chi lo leggerà. Ho scritto “comprensibile” non casualmente, perché quando scriviamo vogliamo comunicare qualcosa a qualcuno e lo facciamo, ovviamente, con l’intenzione di rendere il lettore destinatario di un messaggio ben preciso. 

Molto spesso abbiamo nella nostra mente una serie di informazioni che non sappiamo come mettere nero su bianco o che non sappiamo come organizzare e in quale ordine inserire all’interno del nostro testo. Altre volte, senza neanche pensarci troppo, decidiamo di cominciare a scrivere di getto, di partire da una di queste informazioni e proseguire collegando le altre nel tentativo di costruire un discorso. Il risultato? Un testo, molto spesso, confuso e poco chiaro che rende difficoltosa la comprensione da parte di chi legge. Se scriviamo in maniera troppo frettolosa e poco accurata, senza riflettere prima sulla sua organizzazione, nella migliore delle ipotesi il messaggio che vogliamo comunicare arriverà al lettore in maniera soltanto parziale, in quella peggiore il destinatario non sarà in grado di comprendere nulla e in più avremo anche fatto una brutta figura. 

Prima di pensare a come trasformare le nostre informazioni in parole scritte, dobbiamo avere a mente tre concetti che semplificheranno di non poco il nostro lavoro. Quando dobbiamo scrivere qualcosa chiediamoci: quali sono gli obiettivi della mia comunicazione? Chi leggerà il testo che sto scrivendo? E quale tono devo usare? 

Gli obiettivi della comunicazione, in linea generale, sono fondamentali per far sì che quanto stiamo scrivendo venga percepito con lo stesso senso con cui lo percepiamo noi e con cui lo vogliamo trasmettere. Questi obiettivi sono molteplici, perché sono tanti quanti sono i messaggi che dobbiamo comunicare. 

Posso dover scrivere una e-mail a un collega per aggiornarmi su un lavoro, posso voler scrivere un messaggio ad un mio amico per raccontargli qualcosa, posso dover scrivere al servizio clienti di un’azienda perché ho avuto un problema con un ordine, posso dover scrivere a un professore per chiedergli informazioni sul suo corso e così via. 

Gli obiettivi possono essere anche molto diversi fra loro, però tutti, per portare ad una comunicazione efficace, hanno un qualcosa in comune. Un qualsiasi obiettivo deve essere preciso, realistico e raggiungibile. Perché? 

Perché se fissiamo obiettivi troppo generici aumenteremo sia il rischio di non riuscire a compiere una scrematura ragionata delle nostre informazioni, perché molto spesso ne abbiamo alcune di cui poter fare a meno, e sia il rischio di comunicare informazioni poco utili al nostro scopo e del tutto superflue. 

Allo stesso modo, scrivere sulla base di un obiettivo non realistico ci costringerà a impiegare maggiori risorse, soprattutto in termini di tempo e concentrazione, per convincere chi ci legge a credere a quanto stiamo dicendo. Tutto ciò, al contrario, a discapito della credibilità del nostro testo e di noi stessi. 

Pensiamo poi a cosa potrebbe accadere se il nostro obiettivo fosse già in partenza irraggiungibile. Avrebbe senso dedicargli anche solo un minuto del nostro tempo? Io dico di no. Se dobbiamo scrivere una e-mail a un professore, che di solito è già oberato di lavoro e ha sempre poco tempo a disposizione, e abbiamo quindici domande da dovergli fare sarà difficile riuscire a realizzare un testo sintetico, quindi compatibile con la sua disponibilità, e allo stesso tempo esaustivo, cioè che contenga tutte le informazioni che voglio comunicare. Se scriveremo tutte e quindici le nostre domande probabilmente il professore leggerà la nostra e-mail superficialmente e ci darà una risposta altrettanto sbrigativa, o peggio non la leggerà affatto e non risponderà mai. Cosa possiamo fare? Rivedere gli obiettivi della nostra comunicazione e quindi, ad esempio, raggruppare domande simili all’interno di un’unica domanda che mira a richiedere un ricevimento studenti (in precedenza il nostro obiettivo era avere risposta a tutte le domande, ora è diventato chiedere un incontro per poterne parlare di persona). Chiaramente il nostro obiettivo dovrà essere solo presumibilmente raggiungibile, non è possibile avere la certezza di riuscire a raggiungerlo ma, quanto meno, non deve essere evidente che non avremo nemmeno una possibilità. 

Un piccolo consiglio: scrivere su un foglio il proprio obiettivo può aiutare a capire se queste indicazioni sono state rispettate oppure no. 

Il passo successivo è capire chi è il destinatario della nostra comunicazione: si tratta di un nostro amico? Di un nostro collega? Di un pubblico indefinito? Capire a chi è rivolto il nostro messaggio è importante per stabilire il livello di informazioni che dobbiamo fornire. 

Supponiamo che stiamo scrivendo un articolo per il nostro blog e il nostro pubblico ha caratteristiche indefinite perché può comprendere persone di età, sesso e istruzione completamente differenti tra loro. Diventa difficile se non impossibile tracciare un profilo con caratteristiche precise dei nostri potenziali lettori perché non possiamo sapere se siano già esperti dell’argomento su cui stiamo scrivendo e quale tipo di informazioni possano avere al riguardo. 

Cosa possiamo fare? Fornire dettagli e informazioni semplici, scrivere titoli immediatamente comprensibili e leggibili e soprattutto non sovrastimare mai la capacità del lettore: non dobbiamo dare per scontato che ciò di cui parliamo sia alla portata di tutti, perché non è così. Concetti che per noi sono ormai acquisiti da tempo per qualcun altro possono rappresentare un insegnamento nuovo. 

Per capire che livello di informazioni ci conviene usare possiamo immaginare di dover scrivere per chi non è esperto di quella materia. Questo ci costringerà ad adottare un linguaggio semplice e comprensibile a chiunque, sia all’esperto del settore sia a chi ci si approccia per la prima volta e che, magari, potrebbe essere interessato all’argomento ma senza doversi concentrare al massimo delle sue capacità per riuscire a comprenderlo. 

Linguaggio semplice, attenzione, non vuol dire banale: il più delle volte siamo indotti a pensare che solamente utilizzando termini tecnici, ricercati e raffinati possiamo impressionare e catturare l’attenzione del lettore, portandolo a pensare che “se Tizio scrive in quel modo è perché sicuramente sa di cosa parla!”. Niente di più sbagliato, quello che rimarrà impresso nella mente di chi legge sarà solamente una miriade di parole incomprensibili e di cui non sa che farsene. 

Un suggerimento, per accontentare sia il lettore esperto sia quello meno esperto, può essere quello di creare all’interno del testo dei livelli diversi di complessità. Riprendiamo l’esempio dell’articolo del blog, posso fornire una serie di indicazioni di carattere generale, comprensibili da chiunque, per poi approfondire l’argomento in maniera più tecnica nel corso della trattazione. In questo modo chiunque potrà apprendere qualcosa. 

L’ultimo aspetto che dobbiamo considerare è il tono e la forma che dobbiamo utilizzare nel nostro testo. Capire quale sia il più appropriato dipende logicamente dal nostro destinatario che, a questo punto, abbiamo già individuato. Sappiamo che se, ad esempio, dobbiamo scrivere a un nostro amico possiamo usare un tono molto amichevole e colloquiale. Se scriviamo al nostro capo per forza di cose dobbiamo usare un tono molto più formale. 

Ma cosa vuol dire “tono” della conversazione? 

Molto semplicemente, il tono racchiude tutte quelle sensazioni che vogliamo trasmettere col nostro testo. Proprio come quando parliamo con qualcuno e usiamo toni di voce diversi in base a chi abbiamo davanti a noi e alla sensazione che vogliamo trasmettere con le nostre parole. 

Se siamo arrabbiati e parliamo con un amico usiamo un tono serio, deciso e senza badare troppo al modo in cui diciamo le cose. Se siamo arrabbiati con un nostro professore perché a nostro parere ci ha dato una valutazione scorretta dovremo adeguarci al contesto e potremo, sì, far presenti le nostre ragioni ma sempre con un tono che trasmetta rispetto ed educazione. 

Non dimentichiamoci poi che quando parliamo con qualcuno il nostro tono di voce è sempre accompagnato da una serie di elementi di contorno: l’espressione del nostro viso, i gesti, l’intonazione stessa che usiamo. Quando scriviamo, invece, le nostre parole rimangono immobili e statiche e possono essere percepite in tanti modi diversi. 

Per limitare al minimo la possibilità di fraintendimento teniamo sempre bene a mente qual è l’obiettivo della nostra comunicazione e qual è il suo destinatario, usiamo un linguaggio semplice e coerente con ciò che vogliamo comunicare e il nostro impegno sarà ripagato. 

Spero che questo articolo ti sia stato utile, hai mai riflettuto su questi aspetti prima di scrivere un testo? Ti è mai capitato di essere frainteso per aver sbagliato il modo di comunicare? Fammelo sapere, sarò felice di confrontarmi con te. 

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